Comment exporter un rapport Microsoft Access en tant que fichier PDF

Microsoft Access est l'un des outils les plus impressionnants de prototypage n'importe qui dans le développement de logiciels ne pourrait jamais utiliser, mais il ya aussi quelques inconvénients très sérieux aussi. Je sais que les puristes du logiciel sera retourner dans leurs tombes avec mes commentaires, mais après plus de 20 ans de développement de logiciels commerciaux pour certaines des plus grandes sociétés de mondes je maintiens mes propos.

Microsoft Access, il est très facile et très rentable pour développer une application de base de données, puis le déployer sur le bureau. L'un des inconvénients de cette application est qu'elle a toujours été incroyablement difficile d'exporter des rapports à partir de Microsoft Access vers un autre format. La plupart des développeurs de Microsoft Access que je connais qui construisent ces systèmes utilisent des applications tierces pour exporter des rapports comme Crystal Reports ou Microsoft Word. L'inconvénient de l'utilisation de Microsoft Word est que vous ne pouvez pas exporter les objets OLE, en utilisant le processus de fusion, vous avez réellement besoin d'utiliser du code VBA dans Microsoft Word pour appeler l'objet ole via ADO. Eh bien, c'est une technique de toute façon. Maintenant, avec Adobe Acrobat Writer version 7, nous avons maintenant une nouvelle méthode plus efficace.

L'exportation des objets OLE a toujours été un inconvénient majeur à Microsoft Access et Microsoft Word, mais j'ai été récemment travaillé avec Adobe Acrobat version 7 écrivain et j'ai trouvé que cette version du logiciel s'installe maintenant dans toutes les principales applications Microsoft Office. Il s'agit d'une fantastique avancée pour les développeurs de Microsoft Access car cela signifie que vous pouvez développer un rapport exclusivement dans Microsoft Access et puis imprimer le rapport directement à un format PDF, plutôt que de passer d'abord au document Microsoft Word, puis le convertir en un fichier Adobe Acrobat PDF . L'autre avantage clé est que si vous utilisez un type de données Objet OLE dans un rapport, le fichier Adobe PDF accepter ce type de données et afficher une image si c'est ce que vous recherchez. Beaucoup de mes clients ont voulu utiliser Microsoft Access pour développer des rapports incluant des photos et de les distribuer à l'aide de Microsoft Word, mais jusqu'à présent qui a pu être fait facilement. (Sans utiliser vaste code VBA) Adobe Acrobat 7 nous permet de créer un fichier pdf à partir d'un rapport avec les objets OLE et les inclure dans les photos, etc le fichier PDF. Cela signifie que les entreprises qui souhaitent distribuer des fichiers personnel ou les descriptions de produits peuvent les créer à l'aide de Microsoft Access. Tout d'abord ils créent les descriptions comme un rapport, puis les convertir au format PDF avec Adobe Acrobat Writer.

Adobe a fourni deux façons de générer votre rapport au format PDF. Tout d'abord il installe une chute Adobe Down Menu dans la barre du menu principal de Microsoft Access et à partir de ce menu déroulant, vous pouvez alors choisir de créer le rapport en format Adobe PDF. Notez que vous devez ouvrir le premier rapport. Vous pouvez même utiliser cette fonction du menu pour créer le rapport, puis l'envoyer par courriel directement à un tiers. Je pense que cette caractéristique à elle seule vaut le $ 700AUD vous payez pour Adobe Acrobat Writer.

La seconde méthode est d'ouvrir votre rapport, puis choisissez le menu Fichier, puis sur Imprimer. La boîte de dialogue Imprimer s'ouvre et puis vous choisissez Adobe Acrobat écrivain comme l'imprimante, puis choisissez le bouton OK qui va alors commencer Adobe Acrobat et générer votre fichier PDF.

Avec cette nouvelle méthode pour créer un fichier PDF, vous pouvez même utiliser Visual Basic pour l'accès à automatiser le processus d'impression, puis envoyez le fichier en utilisant MAPI ou CDO. Si vous êtes une de ces personnes qui aiment utiliser les macros VBA plus il n'ya aucun moyen que je peux trouver où vous pouvez atteindre cet objectif. Si vous pouviez trouver quelqu'un qui pourrait créer un module pour vous qui automatise ce processus, vous pouvez utiliser une macro puis en appelant la fonction dans le module de la fenêtre de macro. Tout cela est bien sûr dépendante de trouver la personne d'écriture pour écrire cette fonction. Je n'ai pas fait cela directement, parce que j'ai été en utilisant un formulaire avec du code VBA pour automatiser la création du PDF, puis l'envoyer par courriel via CDO.

Une des questions que je me pose souvent, en particulier par les organisations de Global qui doivent rédiger des rapports mensuels, "Serait-il possible d'automatiser ce processus et les rapports eux-mêmes par courriel une fois par mois". La réponse à cette question est, oui, absolument! Le hic, c'est que vous auriez besoin de quitter Microsoft Access ouverts sur une machine, puis un développeur d'écrire du code qui agit comme un timer, puis une fois que les tops d'horloge d'un ordinateur via le formulaire de simplement créer les rapports associés et les envoyer via MAPI . Cela semble complexe, dans l'ensemble, mais pour un programmeur compétent VBA, il ne devrait pas y avoir de problèmes faisant cela.

Lorsque Microsoft Office 2007 est sorti en 2007 (espérons-le), Microsoft a déclaré qu'ils seront notamment la fonctionnalité pour produire des fichiers PDF à partir de Microsoft Office 2007, j'espère que cette fonctionnalité sera incluse pour Microsoft Access 2007, ce qui signifie dans la prochaine version, développeurs MACRO peut-être capables d'exporter directement au format PDF, puis envoyer directement aux clients. Si Microsoft ne propose ce dans leur nouvelle version, cela me serait la raison principale que je recommande à tous les compagnies mise à jour vers cette nouvelle version. J'attends dans l'espoir que ce sera le cas....